Jak legalnie przetwarzać dane osobowe w sieci?

Nierespektowanie prawa o ochronie danych osobowych może narazić cię na wiele dotkliwych konsekwencji, włącznie z sankcjami karnymi. Obowiązujące przepisy restrykcyjnie określają wszystkie niezbędne kroki, jakie należy pokonać, aby rozpocząć przetwarzanie pozyskanych danych. Nie każdy jednak wie, jaką rolę pełni dostawca hostingu w zapewnieniu komfortu podczas kontroli GIODO.

Pod czujnym okiem GIODO

Prowadzenie e-biznesu opartego na aktywnych działaniach pro-klienckich wymaga znajomości i respektowania ustawy o ochronie danych osobowych. Na staży bezpieczeństwa tych informacji stoi GIODO – Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Jeżeli złamiesz regulacje zawarte w ustawie, zadaniem urzędu jest zawiadomienie organu ścigania o popełnieniu przestępstwa. I wcale nie trzeba celowo naruszyć obowiązujących przepisów, żeby narazić się na groźne, prawne konsekwencje. Aby uchronić się przed tym ryzykiem, warto wybrać taką firmę hostingową, która nie tylko uświadomi w zakresie obowiązków związanych z obowiązującymi przepisami, ale dodatkowo pomoże je realizować.

Dane osobowe w pigułce

Danymi osobowymi są wszelkie te informacje, które identyfikują naszą osobę. Może to być imię, nazwisko, przypisane numery, a także dane o indywidualnych cechach. Bardziej ogólne informacje, np. numer domu czy wartość wynagrodzenia, stają się danymi dopiero w połączeniu z dodatkowymi informacjami. Przykładem pojedynczej informacji, stanowiącej daną osobową, jest numer PESEL. Z kolei nie może nią być samo imię, ponieważ nie umożliwia identyfikacji konkretnej osoby.

Prowadząc e-biznes na pewno zastanawiasz się, czy adres e-mail stanowi daną osobową. Można to pokazać na prostym przykładzie – "[email protected]" to nie dana osobowa, ponieważ adres nie umożliwia identyfikacji jego posiadacza. Inaczej będzie w przypadku skrzynki "[email protected]". Dlaczego? Ponieważ z adresu jasno wynika nazwisko użytkownika oraz firma, w której pracuje.

Jak mówi dr inż. Artur Pajkert z Ogicom, firmy specjalizującej się w skutecznych rozwiązaniach dla e-biznesu: - Oczywiście, prowadząc zapisy np. na newsletter przedsiębiorca nie wie, w jakiej postaci będą zapisywane adresy. Z tego powodu powinien profilaktycznie założyć, że mogą wśród nich znaleźć się dane osobowe, a co za tym idzie – cały zbiór powinien być traktowany jako zbiór danych osobowych. W razie wątpliwości zawsze lepiej zastosować procedurę, jakby przetwarzane dane były danymi osobowymi.

Zgoda na przetwarzanie danych jest bardzo istotnym elementem determinującym legalność całego procesu. Nie istnieją szczegółowe zasady formułowania klauzuli zgody, jednak z jej tekstu powinno w sposób niebudzący wątpliwości wynikać, w jakim celu, w jakim zakresie i przez kogo dane osobowe będą przetwarzane. Wyrażający zgodę musi mieć pełną świadomość tego, na co się zgadza.

Kto tworzy całą dokumentację?

Wiemy już, że dane osobowe może stanowić nawet adres e-mail osoby zapisującej się na firmowy newsletter. W takiej sytuacji konieczne jest stworzenie właściwej, wymaganej prawem dokumentacji potwierdzającej wolę subskrybenta do otrzymywania przesyłek reklamowych. W przeciwnym razie przedsiębiorca może narazić się na kontrolę i karę nałożoną przez GIODO.

Jeżeli szukasz „hostingu zgodnego z GIODO” i uważasz temat za zakończony z chwilą aktywowania konta hostingowego – jesteś w dużym błędzie. To właśnie na tobie ciąży obowiązek przygotowania i prowadzenia tej dokumentacji. Tym bardziej warto starannie wybrać partnera, któremu powierzy się dane. Płacąc za dobry hosting – możesz jednocześnie kupić dobre doradztwo, a to bardzo ważny krok do spokojnego snu.

Przykładowa klauzula dot. zapisania się na newsletter może brzmieć następująco:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (nazwa firmy i adres siedziby) w celu otrzymywania drogą elektroniczną wiadomości na tematy związane z e-biznesem, takie jak: dobry hosting, rejestracja domen oraz serwery dedykowane. Oświadczam, że znam prawo do wglądu, zmiany i żądania zaprzestania przetwarzania swoich danych. Dane podaję dobrowolnie.

Cały artykuł znajdziecie na www.wiadomosci24.pl

Najświeższe wiadomości z Twojego miasta prosto na Twoją skrzynkę e-mail. Zapisz się do newslettera!
Prześlij nam **

lub swoje zdjęcia. Nie masz konta? Zarejestruj się!
Masz firmę? Dodaj ją za darmo do Katalogu Firm.
Organizujesz imprezę? Poinformuj nas**!